E-Rechnung: digital und effizient – Ein Überblick

Mit großen Schritten nähert sich der 01.01.2025 und damit die Einführung der E-Rechnungspflicht.
In diesem Newsletter erfahren Sie, was die gesetzlichen Vorgaben sind und wie Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen können!

Der Nutzen der E-Rechnung

Der große Vorteil der E-Rechnung ist, dass Sie von Computern ausgelesen und ausgewertet werden kann. Das Bestreben der EU ist daher, diese Möglichkeit zu nutzen um alle Rechnungen einzeln und direkt zu überprüfen und somit Steuerbetrug im Zusammenhang mit EU-Warenlieferungen zu bekämpfen.

Doch auch Sie können von der E-Rechnung profitieren indem Sie die E-Rechnung zum Anlass nehmen um Ihren Rechnungsverarbeitungsprozess zu digitalisieren. Hier lassen sich oft mit relativ kleinen Investitionen große Auswirkungen sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten erzielen.

Rechnungssteller profitieren von:

  • Kosteneinsparungen beim Versand
  • Einfachere Archivierung
  • Verbesserte Nachverfolgbarkeit

Rechnungsempfänger profitieren von:

  • Effizientere Erfassung
  • Weniger Aufwand bei der Prüfung von Rechnungen
  • Mehr Transparenz

Die E-Rechnung zeichnet sich durch folgende Vorteile aus:

  • Schnellere und einfachere Übermittlung
  • Vermeidung von Erfassungs- und Übertragungsfehlern
  • Internationale Akzeptanz

Was zeichnet eine E-Rechnung aus?

Ab 01.01.2025 gelten nur noch strukturierte elektronische Formate gem. der europäischen Normenreihe 16931 als elektronische Rechnungen im Sinne des UStG.
Das bedeutet, dass alle „rechnungsrelevanten Informationen“ in dem Beleg elektronisch verarbeitbar hinterlegt sind.
Entsprechend ändert sich auch der Begriff der Lesbarkeit: Hier ist in Zukunft entscheidend, dass die Rechnungsdaten elektronisch ausgelesen und verarbeitet werden können. Direkt durch einen Menschen muß diese nicht mehr lesbar sein. Welches gültige Format Sie verwenden (u.a. ZUGFeRD und XRechnung), soll zusammen mit dem Kunden bzw. Lieferanten abgestimmt werden.

Alle Rechnungen, die nicht elektronisch sind (z.B. ausgedruckte Dokumente) oder Rechnungen die zwar elektronisch sind, aber nicht dem strukturierten Format der EU-Norm entsprechen, gelten ab dem 01.01.25 im Sinne des UStG als sonstige Rechnungen und sind nur noch in der Übergangsfrist (2-3 Jahre) vorsteuerabzugsfähig.

Was ist bzgl. Eingangsrechnungen zu beachten

Während der Lieferant festlegt, ob er eine E-Rechnung versendet oder seine Übergangsfrist (bis zum 31.12.2026) nutzt, muß der Kunde die technische Empfangsbereitschaft (bis zum 01.01.2025) gewährleisten.

Um diese gesetzlichen Mindestanforderungen zu erfüllen, wird ein System benötigt, das E-Rechnung empfangen,  bildlich darstellen und entsprechend gültiger Aufbewahrungsfristen archivieren kann.

Was ist bzgl. Ausgangsrechnungen zu beachten

ab dem 01.01.2025 dürfen E-Rechnungen auch ohne Zustimmung des Kunden an diesen versandt werden.

Zeitgleich dürfen bis zum 31.12.2026 auch noch reguläre PDF- und sonstige Rechnungen versandt werden.

Für Unternehmen mit einen Jahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Frist bis zum 31.12.2027.

Lösungen

für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen empfehlen wir iflow.

Neben dem Empfang von (E-)Rechnungen, Visualisierung, Verarbeitung und rechtskonforme Archivierung (inkl. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Verträge) bildet das iflow Skonto-optimierte Rechnungsprüfungs- und  -Freigabeprozesse ab.  Schnittstellen ermöglichen den reibungslosen Transfer der Rechnungen an DATEV und Business Central.

Sollten Sie Microsoft Dynamics Business Central (oder ältere Dynamics Nav-Versionen) bereits im Einsatz oder Interesse an deren Ausbau oder Einführung haben, beraten wir Sie gerne, auch über das Thema E-Rechnung hinaus.

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